Тагове

Наличието на добра комуникация в рамките на организацията на производителите може да позволи по-правилно планиране на инвестициите както на ниво стопанство, така и на ниво организация на производителите

 

След като ви запознахме накратко с това, какво представляват оперативните програми за организациите на производители   и какви инвестиции могат да се включват в оперативните програми, , идва ред да посочим какви добри практики предлагат от Европейската комисия, чието прилагане може да доведе до по-успешно изграждане, управление, мониторинг и финансиране на оперативните програми от страна на различни заинтересовани земеделски производители  , обединени в организации на производители (Орг. Пр.).

Експертите на ЕК предлагат набор от десет добри практики, използвани от организации на производители на плодове и зеленчуци, някои от които са фокусирани върху етапа на разработване на оперативната програма, други върху нейното управление или отчитане.

Подходяща система за управление е първата добра практика. Тя се прилага в началния етап на създаване и управление на дадена оперативна програма, когато от важно значение е доверието на членовете на организацията на производителите в системата за управление при вземане на решения. Най-разпространените и успешни системи за управление се основават на смесена стратегия, която създава баланс между „чист“ подход от долу нагоре и „чист“ подход от горе надолу.

Такъв е и случаят при разработването на инвестиционен план за използване на
финансовите ресурси, предоставени по ОП.

Подход от долу нагоре започва със събиране на информация за нуждите на членската маса. След това те се събират в инвестиционен план за организацията на производителите. При този подход изборът на цели за оперативната програма (ОП) се основава на запитване към членовете да посочат своите нужди и очаквания, които след това се анализират, за да се изготвят стратегически насоки, които да бъдат обсъдени на общите събрания. Често се използва въпросник, за да се събере информация за нуждите на членовете.

Подход от горе надолу започва с определянето на приоритетите от председателя, Управителния съвет или – особено за по-малките ОргПр – от консултантска компания. След като основните стратегически приоритети бъдат определени на централно ниво, членската маса бива включена в процеса. Всеки член изразява готовността си да подкрепи инвестиционния план в съотношението, което му се полага. Този подход обикновено включва председателя в началните етапи, Управителния съвет и техническите отдели.
Предложените инвестиции се представят пред членовете, които решават кои инвестиции желаят да бъдат направени през следващата година (или години). Понякога процесът се ръководи от консултантска компания

Балансиране на инвестициите

 

Много е важно при изготвянето на инвестиционния план за дадена ОП да се гарантира, че нуждите на ОргПр са задоволени както като цяло, така и на отделните членове. Тази цел следва да се преследва не само от стратегическа, но и от финансова гледна точка. От решаващо значение е да се разработи добра комбинация между инвестициите на ниво ОргПр и инвестициите на ниво земеделско стопанство/фирма,
като по този начин се гарантира, че всички членове получават пряка полза за своите дейности и че се чувстват ангажирани да следват оперативната програма.

Когато част от ОП се разпределя между отделни членове, следва да се използват ясни механизми за определяне на дяловете. Например един от начините това да се направи е според приноса на членовете в общата стойност на предлаганата на пазара продукция (СПП).

Друга възможност е да се прилагат стимули за иновативни и многогодишни инвестиции.
Типичните инвестиции и разходи на ниво ОргПр може да включват машини, хардуер и софтуер, както и заплащане на техници и служители за предлагане на пазара и контрол на качеството. От друга страна инвестициите на ниво дружество-член често включват
иновации за подобряване на ефективността на използване на водата, екологосъобразни технически решения (напр. Биоразградими фолиа за мулчиране) и модернизиране или обновяване на линиите за сортиране и опаковане.

Взаимодействие между оперативната програма и ЕЗФРСР

Много организации на производители в сектора на плодовете и зеленчуците подчертаха значението на интелигентното и точно управление на взаимодействието между бюджета на ОП и помощта, предоставяна от Европейския земеделски фонд
за развитие на селските райони (ЕЗФРСР), за да се отговори ефективно на нуждите от финансиране на организациите на производителите.

Важно е да се има предвид, че чрез националните стратегически планове по ОСП,
ЕЗФРСР предоставя финансова помощ не само за инвестиции, но и за други видове интервенции. Те включват инструменти за управление на риска, насърчаване на сътрудничеството и на иновациите, обучение, консултиране и други форми на обмен на
знания и разпространение на информация. Бюджетът на ОП обикновено се използва за по-малки инвестиции и други видове интервенции, извършвани както на равнище организацията на производителите , така и на равнище отделни членове на организацията на производителите.

Едно от предимствата на бюджета на организациите на производителите е свързано с възможността за координира на инвестициите и интервенциите на ниво земеделско стопанство, което е значително по-трудно през програмите на ЕЗФРСР, където земеделските производители работят самостоятелно. Докато средствата от ЕЗФРСР обикновено са насочени към тактически/рутинни действия и инвестиции (но в някои региони се допускат и стратегически инвестиции), като например тези в иновационни проекти или в големи съоръжения за преработка или опаковане), бюджетите на оперативната програма следва да бъдат насочени към иновационни и стратегически инвестиции и инвестиции, които подкрепят дългосрочните цели на организацията на производителите. Въпреки това ОргПр могат да изберат да финансират иновативни и стратегически инвестиции или интервенции чрез помощ от ЕЗФРСР, а тактически/рутинни действия и инвестиции – чрез бюджета на оперативната програма.

Тъй като за сходни действия и инвестиции направени по оперативна програма на организации на производители и чрез ЕФЗРСР ставките за подпомагане са различни, дадената организация на производителите трябва да направи внимателен избор на най-подходящия инструмент за финансиране на различните инвестиционни нужди.

Специално звено за контакт

 

Много често срещана практика, която доказано носи осезаеми ползи, е определянето на референтно лице за контакт или – в случай на по-големи ОргПр – създаването на специален екип от професионалисти в рамките на организацията, които да
изпълняват административни задачи. Това лице или този екип поддържат ангажираността на членовете на ОргПр спрямо ОП и следят за нейния напредък. Обикновено се покриват дейности, свързани с разработването, комуникацията, изпълнението, отчитането и мониторинга на ОП.

Висококачествено лидерство

Значението на лидерското звено, способно да посредничи и да ангажира членовете, е ключово за успешното разработване и изпълнение на оперативната програма.

Използване на консултантски услуги

Най-склонни да разчитат на помощта на външни консултанти са малките оперативни групи, които не разполагат с вътрешен експертен опит по определени теми като правни аспекти или имат по-малък вътрешен експертен потенциал. Допълнителен споделен опит от различни организации на производители е свързан с това, че работата им с консултанти работещи по различни оперативни програми могат да използват по-широк набор от успешни примери. Често различните консултантски организации могат да организират срещи с представители на различни оперативни групи, което им помага да споделят не само добри практики но и опита  си от справянето им с различни предизвикателства. Въпреки че използването на външни консултантски услуги е добра практика, тя най-често е свързана с опит да се намали тежестта върху експертния потенциал на избрания в самата организация на производителите екип за разработване и управление на оперативната програма, отколкото начин за добавяне на стойност към самите оперативни програми. Най-голяма добавена стойност носи възможността на консултантите да предоставят съвети за възможните дейности, които може да влязат в стратегията на оперативната програма. Експертите препоръчват да не се делегират на външните консултанти стратегически ключови дейности по управление и мониторинг на оперативната програма, които да останат в  рамките на дадената организация на производителите.

Специализирани ИТ решения за управление

Някои от организациите на производителите отчитат като добра практика разработването и прилагането на собствена система за управление, базирана на ИТ решения, която да облекчи работата на организацията на производителите по отношение на мониторинга на оперативната програма, събирането на информация и отчитането по оперативните програми. Най-често срещаните функции на софтуера са:

– Събиране на административните документи, свързани с ОП;
– Следене на крайните срокове (напр. свързани с представянето на ОП пред компетентния орган, искане на промени и др.);
– Събиране на фактури, банкови преводи и други документи, необходими за финансовата отчетност;
– Интерфейс за следене на оперативната програма, свързаните с нея инвестиции и техния график.
Възможност за допълнителни дейности чрез използване на усъвършенствани ИТ решения:
– Актуализирани досиета за всеки член на ОргПр, посочващи всички регистрирани за него данни с информация и данни за мащаба, производството, ефективността, както и за организацията му;
– Инструменти за разработване на стратегията на ОП, които позволяват на различните членове да предлагат идеи, да избират най-интересните дейности и да гласуват за тях;
– Възможност за изготвяне на ad hoc доклади за всеки член, обобщаващи поетите от него ангажименти и крайните срокове, както и за проверка на правилното изпълнение на отчетите.

Добри взаимоотношения с местните организации

 

Ниските нива на сътрудничество и липсата на добра комуникация могат да направят взаимоотношенията между организациите на производителите и местните институции много деликатни. Някои от установените трудности са свързани с честата смяна на лицата в местните власти, отговарящи за организациите на производителите, липса на помощни насоки за разбиране на новите разпоредби, проблеми в процеса на мониторинг на оперативната програма, когато процесът се счита за прекалено бюрократичен а компетентните органи дават различни тълкования на нормативните разпоредби. Доброто сътрудничество помага на организациите на производители да съсредоточат по-добре усилията си, да бъдат ефективни при подготовката на ОП, както и да сведат до минимум проблемите по време на нейното управление. В избрани случаи сътрудничеството е включвало създаване на уеб портали за управление на оперативните програми, така че организациите на производители да бъдат запознати от самото начало с новите процедури. В други случаи компетентният орган е създал специални уебсайтове или телефонни номера, за да подпомага организациите на производители в административния процес и при тълкуването на нормативната уредба.

Гъвкавост за адаптиране към променящите се изисквания

Най-често срещаното предизвикателство на организациите  на производители е трудността при адаптирането на вътрешните процедури към променящите се изисквания на компетентните органи. По-конкретно, често административните изисквания по отношение на правните документи и сроковете се променят в кратки срокове. В резултат на това организациите на производители посочиха, че стегнатата и гъвкава вътрешна процедура е много важна, за да могат да се справят с тези промени. .

Решенията за адаптиране към промените включват внимателно и постоянно наблюдение на регламента за оперативната програма, анализ на съответните промени от една година на друга и бързо задействане на контрамерки.Това може да се направи или от вътрешния специализиран екип, или от външни консултанти.

Основните промени в нормативната уредба може да засегнат наличието на конкретни дейности, т.е. изключването на някои разрешени досега категории и въвеждането на нови, както и административните изисквания.

Ефективна вътрешна комуникация

 

Ефективната комуникация в рамките на организацията на производителите е последната добра практика. Всички анализирани оперативни групи в сектора на плодовете и зеленчуците са подчертали, че добрите отношения и двупосочната комуникация в рамките на оперативната група са от решаващо значение, че отделните членове са адекватно чути от мениджмънта на дадената оперативна група и че ключовите стъпки по реализиране на оперативната програма на ниво отделно стопанство се вземат с нужната отдаденост. Наличието на добра двупосочна комуникация в оперативната група е от важно значение и в по-практически план като предоставянето на точна отчетна информация от членовете, позволява по-правилното планиране на инвестициите и по-добра адаптация на производствения потенциал спрямо търсенето и инвестиционните нужди както на ниво стопанство, така и на ниво организация на производителите. Информацията може да включва промени в засадените култури, парцелите, на които се отглеждат културите, планове за продажба или
увеличаване на производствената площ и др.

В следващата част ще ви запознаем по-обширно с поредица от примерни дейности, които могат да се включват в оперативните програми на организации на производители.

Следва/